Gdańsk, 17.12.2013 r.

Zapytanie ofertowe 02/12/2013/POMOST

Kierujący zapytanie:

Gdańska Fundacja Innowacji Społecznej

Ul. Gościnna 14

80-032 Gdańsk

KRS 0000277617,

NIP 583 298 54 11,

Komisja Konkursowa – Marianna Sitek-Wróblewska, Piotr Wróblewski

zwana dalej Zamawiającym

Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach w celu wyłonienia kierownika projektu „Pomost na rynek pracy” współfinansowanego z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet

VII, Poddziałanie 7.2.1).

I. Zakres zamówienia

Niniejsze zapytanie dotyczy zamówienia na pełnienie funkcji kierownika projektu w wymiarze 140 godz./mc

II. Zakres obowiązków kierownika:

1. Zatrudnianie personelu:

a) Określanie profili zawodowych poszczególnych członków personelu,

b) Przeprowadzanie rekrutacji personelu do projektu,

c) Sporządzanie umów z członkami personelu.

2. Przeprowadzenie rekrutacji uczestników do projektu:

a) Opracowanie dokumentów rekrutacyjnych,

b) Powołanie Komisji Rekrutacyjnej,

c) Zwoływanie oraz prowadzenie posiedzeń Komisji,

d) Zatwierdzenie listy 30 uczestników zakwalifikowanych do udziału w projekcie,

e)Dbałość o zapewnie równego i powszechnego dostępu do rekrutacji dla potencjalnych zainteresowanych udziałem w projekcie uczestników.

3. Odpowiedzialność za bezpieczeństwo uczestników projektu w trakcie jego realizacji:

a)Stworzenie warunków do zapewnienia uczestnikom projektu bezpieczeństwa w sferze fizycznej i psychicznej w tym ochrona wizerunku, poszanowania praw i przestrzegania etyki w kontaktach interpersonalnych itp.

4. Dbałość o zachowanie zasady równości płci podczas realizacji projektu:

a) Przeszkolenie personelu projektu oraz zespołu zarządzającego w ww. zakresie,

b) Nadzór nad przestrzeganiem zasady równości płci przez personel projektu i zespół zarządzający.

5. Organizacja i nadzór pracy personelu projektu:

a) Dokonywanie podziału zadań merytorycznych między poszczególnych członków zespołu,

b)Zapewnienie prawidłowej komunikacji z intereseriuszami projektu umożliwiającej terminowe przekazywanie rzetelnej informacji dotyczącej stanu projektu, zagrożeń, wniosków o zmianę itp.

c) Zwoływanie oraz prowadzenie spotkań roboczych zespołu zarządzającego projektem raz w tygodniu,

d) Udział w spotkaniach zespołu projektowego zwoływanych przez koordynatora merytorycznego i realizacja zadań wynikających ze spotkań w zakresie administracyjnego zarządzania projektem,

e) Weryfikowanie pod względem merytorycznym realizowanych i zrealizowanych prac przez członków zespołu projektowego

6. Nadzór finansowy:

a) Bieżąca weryfikacja wykorzystania budżetu projektu,

b) Nadzór nad stosowaniem zasady konkurencyjności przy wydatkowaniu budżetu,

c)Nadzór nad zgodnością realizacji budżetu z zasadami kwalifikowalności wydatków,

d) Nadzór nad przygotowaniem sprawozdań finansowych.

7. Sprawozdawczość projektu:

a) Wypełnianie wniosków o płatność w zakresie rzeczowym oraz przepływu uczestników w projekcie,

b) Prowadzenie PEFS,

c) Przekazywanie wniosków o płatność oraz pozostałych dokumentów wymaganych przez IP zgodnie z terminami określonymi przez IP.

8. Nadzór i koordynowanie ochroną danych osobowych w zakresie realizacji projektu, w tym opracowanie polityki bezpieczeństwa, nadawanie uprawnień do przetwarzania danych osobowych w ramach projektu.

9. Kontakty z IP w zakresie realizacji projektu, przeprowadzanych kontroli i wizyt monitorujących projekt oraz innych wizyt na zlecenie IP.

10. Prowadzenie monitoringu wewnętrznego projektu:

a) Opracowanie narzędzi do monitoringu wewnętrznego,

b) Bieżąca analiza kart pracy, ankiet, ewidencji treningu pracy, raportów trenerów, dzienników treningu, zaświadczeń, list obecności itp. pod kątem osiągania rezultatów i celów projektu itp.

c) Tworzenie raportów z wyników monitoringu działań projektu.

11. Dokumentacja działań projektu:

a) Prowadzenie dokumentacji działań projektu,

b)Weryfikacja zgodności dokumentacji projektu pod kątem zgodności z wytycznymi POKL.

c) Archiwizacja dokumentacji działań projektu.

12. Informacja i promocja projektu:

a) Pisanie tekstów informacyjnych nt. działań projektu na stronę www,

b) Zamieszczanie informacji na stronie www,

c) Przygotowywanie materiałów informacyjno-promocyjnych nt. projektu na spotkania, podczas których promowany będzie projekt,

d) Prezentacja działań i założeń projektu podczas wystąpień na konferencjach, seminariach, wizytach studyjnych, w mediach itp.

13. Wyszukanie, rozmowy negocjacyjne oraz nawiązanie współpracy z obiektami hotelarskimi oraz gastronomicznymi, w których odbywać się będą kursy zawodowe oraz jobshadowing dla uczestników projektu, w tym:

a) opracowanie porozumień z ww. obiektami określającymi zakres współpracy,

b) bieżący kontakt z ww obiektami w zakresie stanu realizacji porozumień.

14. Bieżąca komunikacja z placówkami opiekuńczo-wychowawczymi, których wychowankowie zostali zakwalifikowani do udziału w projekcie oraz z opiekunami osób niepełnosprawnych biorących udział w projekcie.

15. Zarządzanie zmianą, ryzykiem i jakością przez cały okres realizacji projektu.

16. Analiza ryzyka, opracowywanie planu działań zapobiegawczych i naprawczych, podejmowanie akcji naprawczych w przypadku zagrożenia niewłaściwego przebiegu projektu i sytuacji kryzysowych.

17. Przygotowanie materiałów sprawozdawczych dla Zarządu Fundacji oraz prowadzenie spotkań z Zarządem raz na kwartał w celu przekazania informacji nt. postępu w realizacji projektu oraz występujących zagrożeń, problemów itp.

III. Termin realizacji niniejszego zamówienia obejmuje okres 02.01.2014 – 31.05.2015

IV. Uwagi

a. Zamówienie będzie wykonywała osobiście jedna osoba przez cały okres trwania umowy.

b. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania zastrzeżeń na każdym etapie realizacji umowy i wydawania wiążących poleceń co do sposobu wykonania umowy.

V. Sposób przygotowania oferty.

Oferta powinna zawierać:

a. Propozycję ceny godziny pracy kierownika (cena brutto w złotówkach) – wzór propozycji cenowej w załączeniu.

b. CV kandydata.

c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania dodatkowych dokumentów potwierdzających spełnienie przez wykonawcę warunków udziału w konkursie, określonych w pkt. VI b.

VI. Kryterium wyboru oferty.

a) Cena oraz

b) Doświadczenie – minimum 4 lata pracy w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ze szczególnym uwzględnieniem pracy w projektach na rzecz osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, w tym wychowanków placówek opiekuńczo-wychowawczych oraz osób niepełnosprawnych poświadczone cv oraz dyplomami/certyfikatami ukończenia kursów, studiów, szkoleń z zakresu zarządzania projektami.

VI. Sposób złożenia oferty.

Oferty należy złożyć osobiście w biurze Zamawiającego ul. Gościnna 14, Gdańsk w godzinach 8:00 – 15:00 lub drogą mailową na adres m.sitek@gfis.pl do dnia 29 grudnia

2013 r. Decydująca jest data wpływu oferty.

Lista załączników:

Załącznik nr 1 – wzór oferty cenowej

Projekt „Pomost na rynek pracy” współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego