Gdańsk, 17.12.2013 r.

Zapytanie ofertowe 01/12/2013/POMOST

Kierujący zapytanie:

Gdańska Fundacja Innowacji Społecznej

Ul. Gościnna 14

80-032 Gdańsk

KRS 0000277617,

NIP 583 298 54 11,

Komisja Konkursowa – Marianna Sitek-Wróblewska, Piotr Wróblewski

zwana dalej Zamawiającym

Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach w celu wyłonienia koordynatora merytorycznego w ramach projektu „Pomost na rynek pracy” współfinansowanego z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet VII, Poddziałanie 7.2.1).

I. Zakres zamówienia

Niniejsze zapytanie dotyczy zamówienia na pełnienie funkcji koordynatora merytorycznego projektu w wymiarze 120 godz./mc

II. Zakres obowiązków koordynatora merytorycznego:

1) Udział w rekrutacji uczestników projektu oraz w preorientacji zawodowej uczestników do zawodowych ścieżek edukacyjnych przeprowadzonej przez doradcę zawodowego oraz superwizora, tj.

a) Współudział w opracowaniu dokumentów rekrutacyjnych, tj. treści ogłoszenia na strony www, wzorów oświadczeń, formularza rekrutacyjnego, Regulaminu Komisji Rekrutacyjnej,

b) Udział w spotkaniach z instytucjami partnerskimi prowadzącymi rekrutację uczestników projektu,

c) Praca w posiedzeniach Komisji Rekrutacyjnej,

d) Przygotowanie oraz obsługa organizacyjna i techniczna warsztatów preorientacji zawodowej dla 30 uczestników projektu.

2) Przygotowanie organizacyjne oraz obsługa form wsparcia tj. kursy, szkolenia, jobshadowing tj.

a) zakup artykułów spożywczych i materiałów szkoleniowych na szkolenia i kursy,

b) przygotowanie techniczne sali szkoleniowej, w tym poczęstunku, materiałów, ustawienia sali,

c) obsługa organizacyjna szkolenia i kursów,

d) bieżąca komunikacja z 30 uczestnikami projektu w zakresie ustalania terminów oraz szczegółów organizacyjnych szkoleń, kursów i jobshadowingu,

e) zbieranie merytorycznej i finansowej dokumentacji rozliczeniowej od 30 uczestników projektu do stypendium edukacyjnego oraz weryfikacja zgodności z zapisami porozumień oraz ustalonego grafiku form wsparcia,

f) ustalanie terminów, szczegółów organizacyjnych, zakresu i programu itp. ww. form wsparcia z trenerami szkoleń i kursów oraz pracownikami hoteli i restauracji, bieżąca komunikacja w tym spotkania z trenerami szkoleń i kursów oraz pracownikami hoteli i restauracji w zakresie przebiegu realizacji szkoleń, kursów i jobshadowingu.

g)zbieranie merytorycznej i finansowej dokumentacji rozliczeniowej, weryfikacja zgodności z zapisami umów i programu,

h) dokumentacja fotograficzna oraz merytoryczna ww. form wsparcia,

3) Koordynacja działań zespołu: 6 mentorów, superwizora oraz trenerów, tj.

a) Cotygodniowe spotkania odprawkowe z zespołem,

b) Ustalanie planu pracy zespołu zgodnie z harmonogramem kursów i szkoleń uczestników projektu,

c) Bieżąca komunikacja i wsparcie zespołu w rozwiązywaniu problemów i realizacji wsparcia dla uczestników,

d) kontrola pracy zespołu w miejscu wykonywania przez nich zadań oraz poprzez rozmowy z uczestnikami projektu,

e) zbieranie merytorycznej i finansowej dokumentacji rozliczeniowej od członków zespołu, weryfikacja zgodności z zapisami umów i założonego planu pracy.

4) Wewnętrzny monitoring działań projektu oraz osiągniecie celów, rezultatów projektu, tj.

a) opracowanie narzędzi do monitoringu wewnętrznego,

b) wizyty monitorujące podczas jobshadowingu/ kursów zawodowych odbywanych przez 30 uczestników projektu w obiektach hotelarskich i gastronomiczny ch na terenie całego Trójmiasta,

c) wywiady indywidualne i grupowe z 30 uczestnikami projektu w oparciu o przygotowane narzędzia monitoringu,

5) Bieżące zarządzanie operacyjne projektem, tj.

a) cotygodniowe spotkania odprawkowe z kierownikiem projektu oraz specjalistą ds. finansowych w zakresie postępu rzeczowego i finansowego w bieżącej realizacji projektu,

b) przekazywanie kierownikowi projektu informacji rzeczowych do wniosków o płatność oraz informacji o przepływie uczestników projektu do PEFS

c) przekazywanie kierownikowi projektu dokumentacji merytorycznej i finansowej członków zespołu: mentorów, superwizora, trenerów, pracowników hoteli i restauracji, szkoleniowców oraz 30 uczestników projektu,

d) udział w działaniach związanych z promocją i upowszechnianiem działań i rezultatów projektu podczas: przyjmowanych przez wnioskodawcę wizyt studyjnych w siedzibie wnioskodawcy oraz podczas lokalnych i krajowych wystąpień na seminariach, konferencjach i spotkaniach.

III. Termin realizacji niniejszego zamówienia obejmuje okres 02.01.2014 – 31.05.2015

IV. Uwagi

a. Zamówienie będzie wykonywała osobiście jedna osoba przez cały okres trwania

umowy.

b. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania zastrzeżeń na każdym etapie realizacji umowy i wydawania wiążących poleceń co do sposobu wykonania umowy.

V. Sposób przygotowania oferty.

Oferta powinna zawierać:

a. Propozycję ceny godziny pracy koordynatora merytorycznego (cena brutto w złotówkach) – wzór propozycji cenowej w załączeniu.

b. CV kandydata.

c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania dodatkowych dokumentów potwierdzających spełnienie przez wykonawcę warunków udziału w konkursie, określonych w pkt. VI b.

VI. Kryterium wyboru oferty.

a) Cena oraz

b) Doświadczenie – minimum 2 lata pracy w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ze szczególnym uwzględnieniem pracy w projektach na rzecz osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, w tym wychowanków placówek opiekuńczo-wychowawczych oraz osób niepełnosprawnych oraz znajomość specyfiki funkcjonowania branży turystyczno-hotelarskiej.

VI. Sposób złożenia oferty.

Oferty należy złożyć osobiście w biurze Zamawiającego ul. Gościnna 14, Gdańsk w godzinach 8:00 – 15:00 lub drogą mailową na adres m.sitek@gfis.pl do dnia 29 grudnia 2013 r. Decydująca jest data wpływu oferty.

Lista załączników:
Załącznik nr 1 – wzór propozycji cenowej

Projekt „Pomost na rynek pracy” współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego